تجارت خارجی در زمینه واردات کالا یک فرآیند چند مرحله‌ای است که از اخذ کارت بازرگانی تا ترخیص کالا از گمرک شامل مراحل زیر می‌شود:
1. اخذ کارت بازرگانی
این مرحله ابتدایی اجازه تجارت بین‌المللی را فراهم می‌کند و شخص حقوقی یا فیزیکی را برای شروع فعالیت‌های تجاری خارجی وارد می‌کند.
2. سورس یابی و اخذ پروفورما
جستجوی منابع و تأمین کالا یا خدمات مورد نیاز، همچنین دریافت پروفورما ( پیش‌فاکتور) جهت تعیین هزینه‌ها و شرایط تجاری.
3. ثبت سفارش و دریافت مجوزهای لازمه
ثبت سفارش از خریدار با توجه به شرایط تجاری، همچنین دریافت مجوزهای لازم از مراجع مختلف مانند وزارت صنعت و معدن یا اداره گمرک.
4. عقد قرارداد، عملیات بانکی و انتقال ارز
انعقاد قرارداد با فروشنده جهت تعیین شرایط دقیق تجاری، قیمت، شرایط پرداخت و سایر اطلاعات کلیدی. اقدامات مالی مانند باز کردن حساب بانکی، انجام تراکنش‌های ارزی و پرداخت‌های بین‌المللی.
5. حمل و انتقال از مبدا به مقصد
برنامه‌ریزی حمل و نقل کالا از مبدا تا مقصد از طریق حمل و نقل هوایی، دریایی یا زمینی.
6. ترخیص کالا از گمرک
ترتیب اوراق و انجام امور گمرکی جهت واردات کالا به کشور مقصد.
اگر این مراحل با دقت انجام شوند، تضمین می‌کنند که تجارت خارجی به صورت موفق و بدون مشکلات اجرا شود و از آن به عنوان یک فرصت برای گسترش کسب و کار استفاده شود.