ثبت سفارش فرآیندی است برای ثبت اطلاعات مربوط به کالای خارجی خریداری شده در سیستم بازرگانی و سندی بابت تایید مجوز ورود کالای خارجی به ایران می باشد. این فرآیند توسط سامانه جامع تجارت ایران انجام می شود و در بعضی موارد علاوه بر تاییدیه وزارت صنعت،معدن و تجارت به منظور اخذ مجوز ورود کالا،نیازمند تاییدیه از سازمان های دیگر مثل وزارت بهداشت، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات،سازمان انرژی اتمی و … می باشد.

انواع ثبت سفارش:

ثبت سفارش انواع گوناگونی دارد.

1.ثبت سفارش بانکی: خرید ارز از سیستم بانکی،از محل صادرات، از محل حساب ارزی واردکننده،

2.ثبت سفارش غیر بانکی: از محل تسهیلات ملوانان ،بدون انتقال ارز( از محل بند 1-5-6-7-8-9 ماده 38 آیین نامه اجرایی مقررات صادرات و واردات)

مراحل اصلی ثبت سفارش برای واردات کالا:

1. اطمینان از درستی کد تعرفه یا شناسه کالای مورد نظر

2. اخذ پروفرما (Proforma Invoice) از شرکت فروشنده خارجی

3. انجام عملیات ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت ایرانیان

4. اخذ مجوزهای لازم برای ورود کالا طبق قوانین و مقررات صادرات و واردات

5. اخذ بیمه نامه(Insurance Policy) از شرکت بیمه

6. مراجعه به بانک واسطه معامله

مدارک و اسناد لازم برای ثبت سفارش:

1. کارت بازرگانی دارای اعتبار و عضو بودن در وزارت بازرگانی
2. مجوز های لازم براساس قوانین نوشته شده در کتاب مقررات صادرات و واردات (وزارت بهداشت، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات،سازمان انرژی اتمی و …)
3. اصل پیش فاکتور یا پروفرما دارای اطلاعات کامل مربوط به خریدار، فروشنده و کالا
4. کاتالوگ محصول مورد ثبت سفارش

مرحله به مرحله ثبت سفارش کالای وارداتی:

1.آگاهی از اعتبار کارت بازرگانی و فعال بودن نقش بازرگان حقیقی یا حقوقی

2.ایجاد پرونده ای جدید در پرونده ها ی ثبت شده

3.درج تمامی اطلاعات پیش فاکتور یا پروفرما اعم از شماره پیش فاکتور،کشور ذینفع، تاریخ صدور و اعتبار پیش فاکتور و نوع فروشنده خارجی

*نوع فروشنده خارجی حقیقی یا حقوقی است که شناسه و نام فروشنده را نمایان میکند که از قبل مشخص هستند.

4.در مرحله بعد اطلاعات مربوط به قرارداد و گمرک را بایستی وارد نمایید.این اطلاعات شامل  نوع قرارداد، روش های حمل، مرزهای ورودی ، گمرکات مقصد، کشور مبدا حمل و ناوگان حمل و نقل می باشد.

5.مرحله بعد اطلاعات مالی و بانکی را وارد نمایید که شامل مبلغ کل پیش فاکتور، مبلغ تخفیف، هزینه حمل، سایر هزینه ها،نوع ارز، نوع عملیات ارزی و تامین ارز می باشند.

6.مرحله ی بعد شامل اطلاعات دقیق مربوط به کالای مورد ثبت سفارش شما می باشد.

7. در مرحله آخر پیش فاکتور را بارگزاری می نمایید و عملیات ثبت را انجام میدهید.