وظایف اصلی این سامانه، ثبت اطلاعات ،ساماندهی و نظارت بر جایگاه های حفظ و نگهداری کالا در سراسر کشور می باشد.
فرآیندهای ثبت واحد، ثبت رسید ورود و حواله خروج کالا ، مشاهده ورود و تایید بارنامه های واحدهای ثبت شده و عملیات انبارداری از طریق این سامانه قابل انجام می باشد که در زیر به جزییات آنها و عوامل دیگر موجود در سامانه می پردازیم.
- واحد: محل حفاظت و نگهداری کالا را واحد می گویند.
- کاربر: مدیرعامل، بهره بردار و یا صاحب انبار میتواند بعنوان یک فرد حقیقی دارنده کد ملی در سامانه دارای حساب کاربری باشد.
- بهره بردار(صاحب انبار) : شخصی حقیقی یا حقوقی است که وظیفه حفظ ، ورود و خروج کالارا از / به واحد را دارد. مدیرعامل یک شرکت(حقوقی) بعنوان نماینده آن شرکت در سامانه به عنوان کاربر شناسایی میشود.
- ثبت واحد : ثبت تمامی اطلاعات واحد (کد ملی بهره بردار، کدپستی و نام واحد، کاربری واحد و مجوزها) بر عهده بهره بردار واحد است.
- انباردار: شخصی حقوقی است که بهره بردار اجازه ی دسترسی به انجام همه یا قسمتی از امور انبارداری را به وی میدهد. اما بطور کلی مسئولیت انبار برعهده ی بهره بردار میباشد.
- ثبت رسید و حواله: به ازای هر کالایی که وارد انبار میشود یک سند رسید و به ازای هر کالایی که از انبار خارج میشود یک سند حواله ثبت میگردد. تمامی اطلاعات زمان ورود و خروج ، مالک کالا ، نوع کالا و حجم آن در اسناد ثبت میگردد.
- مالک کالا(صاحب کالا) : شخص حقیقی یا حقوقی است که مالک کالا در واحد است و هیپگونه مسئولیتی در قبال ورود و خروج کالا ندارد. مالک کالا در انبارهای خصوصی همان بهره بردار است اما در انبار های عمومی ممکن است فرد دیگری باشد.
