فرآیند ثبت سفارش یکی از گام‌های اساسی در واردات کالا به کشور است. از این رو یکی از مهمترین سوالاتی که توسط وارکنندگان مطرح می شود نحوه ثبت سفارش واردات به کشور و مراحل دقیق آن در سامانه جامع تجارت است. در این مقاله کارشناسان هلدینگ بازرگانی دیده بان تجارت تلاش کرده اند، به بررسی مراحل ثبت سفارش، اهمیت آن و چگونگی انجام این فرآیند بپردازند و آموزش ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران را به طور کامل و جامع در اختیار شما قرار دهند.
ثبت سفارش واردات چیست و چرا مهم است؟
پیش از آن که با نحوه ثبت سفارش آشنا شویم باید بدانیم که این مفهوم چیست و چرا ضرورت دارد؟ ثبت سفارش واردات یکی از مراحل اساسی در فرآیند واردات کالا به کشور است و باید توسط واردکنندگان به انجام برسد تا نشان دهند کالای آن‌ها به صورت قانونی به کشور آمده است. این مرحله از طریق سامانه جامع تجارت ایران انجام می‌گیرد و هدف آن ثبت اطلاعات کالاها و اطمینان از انطباق آن‌ها با قوانین و مقررات گمرکی کشور است. در این فرآیند، واردکننده باید اطلاعاتی از کالا را وارد کرده که در بخش‌های بعدی به آن‌ها خواهیم پرداخت، سپس سفارش را برای بررسی و تأیید ارسال نماید.
علاوه بر این، ثبت سفارش به واردکنندگان این امکان را می‌دهد که برای واردات کالاهای خود مجوزهای لازم را از سازمان‌های مربوطه دریافت کنند. این امر می‌تواند به‌ویژه برای واردات کالاهای خاص یا کالاهایی که نیاز به تاییدیه‌های ویژه دارند، مفید باشد. در نهایت، این فرایند برای واردکنندگان این امکان را فراهم می‌کند که از عدم مغایرت کالاها با استانداردهای مورد نظر کشور مطمئن شوند و ریسک‌های اقتصادی ناشی از واردات کالاهای نامناسب را کاهش دهند.
ثبت سفارش، همچنین به‌عنوان گامی کلیدی در تعیین تعرفه‌های گمرکی و محاسبه حقوق ورودی کالاها عمل می‌کند که برای واردکنندگان اهمیت بالایی دارد. به‌طور کلی، ثبت سفارش واردات یکی از ارکان حیاتی برای مدیریت بهینه واردات و کاهش مشکلات گمرکی برای واردکنندگان محسوب می‌شود.
چرا ثبت سفارش از طریق سامانه جامع تجارت انجام می‌شود؟
پیش از این فرآیند ثبت سفارش به صورت حضوری انجام می‌شد تا این که سامانه جامع تجارت ایران به عنوان پلتفرمی آنلاین توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت ایران برای مدیریت و تسهیل فرآیندهای تجاری و بازرگانی در کشور راه‌اندازی شد. از طریق این سامانه، تمامی مراحل مرتبط با واردات، صادرات، ثبت سفارش، دریافت مجوزهای گمرکی و انجام امور مالی و تجاری به‌صورت آنلاین و خودکار انجام می‌شود.
اولین دلیل استفاده از سامانه جامع تجارت ایران برای ثبت سفارش واردات، یکپارچگی و شفافیت اطلاعات است. این سامانه تمامی اطلاعات مربوط به واردات، از جمله مشخصات کالاها، تأمین‌کنندگان و ارزش کالا را در یک سیستم متمرکز جمع‌آوری می‌کند. این یکپارچگی کمک می‌کند تا فرآیندهای تجاری به‌صورت دقیق و مطابق با قوانین و مقررات کشور انجام شوند.
همچنین، این سامانه به کاهش زمان و هزینه‌های فرآیند ثبت سفارش کمک می‌کند. واردکنندگان از طریق سامانه می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری به ادارات مختلف، اطلاعات مربوط به واردات خود را وارد کنند و پس از بررسی‌های لازم، تاییدیه‌های گمرکی و تجاری موردنیاز را دریافت کنند. این فرآیند نه‌تنها زمان‌بر نیست بلکه خطای انسانی را به حداقل می‌رساند.
به طور کلی، استفاده از سامانه جامع تجارت ایران به‌عنوان ابزاری کلیدی در فرآیند ثبت سفارش واردات، هم به نفع واردکنندگان است و هم به نفع دولت و سازمان‌های نظارتی که باید از تطابق فرآیندهای تجاری با قوانین کشور اطمینان حاصل کنند.
نحوه ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران
مراحل ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت ایران برای واردات کالا، به‌صورت گام به گام انجام می‌شود و در هر مرحله، واردکننده باید اطلاعات مشخصی را وارد کند. در صورتی که برای ثبت سفارش نیاز به کمک دارید کارشناسان بازرگانی دیده بان تجارت می‌توانند در این زمینه به شما یاری دهند. شما می‌توانید از طریق شماره‌های 07136360920 و 07136360779 با کارشناسان ما در ارتباط باشید.
مراحل ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت
1. ورود به سامانه و ثبت‌نام
برای ثبت سفارش واردات، ابتدا لازم است به سامانه جامع تجارت ایران وارد شوید. در صورتی که یک واردکننده برای اولین بار وارد سامانه می‌شود، باید ابتدا در سامانه ثبت‌نام کرده و اطلاعات خود را به‌طور کامل درج نماید.
2. اخذ شناسه فروشنده خارجی
پیش از اقدام برای ثبت سفارش باید نسبت به اخذ مجوز ثبت سفارش کالا از سازمان توسعه تجارت و اخذ گواهی امضا الکترونیکی اقدام نمایید. همچنین باید قبل از شروع روند ثبت سفارش واردات؛ از فروشنده خارجی پرفرما دریافت کرده باشید. اخذ پرفرما جهت بارگزاری در سامانه فیدا و دریافت کد 10 رقمی از این سامانه ضروری است
3. تکمیل اطلاعات مرتبط با سفارش کالا
پس از آماده سازی مدارک لازم و ورود به سامانه، باید پرونده تجاری خود را ایجاد و اطلاعات خواسته شده را تکمیل کنید. برای این کار به بخش عملیات تجارت خارجی وارد شوید و پس از انتخاب مدیریت پرونده (یا پرونده جدید) فیلدهای لازم را پر کنید. در ادامه به هریک از مراحلی که باید در این بخش طی کنید پرداخته شده است:
3.1. اطلاعات اصلی
در مرحله اول، واردکننده باید اطلاعات اصلی خواسته شده را در فرم‌های مشخص شده وارد کند. اطلاعاتی که باید وارد شوند شامل اطلاعات پرونده و شماره پیش فاکتور، اطلاعات فروشنده و سایر موارد مشابه هستند.
3.2. تکمیل اطلاعات گمرکی و حمل و نقل
در مرحله دوم از نحوه ثبت سفارش واردات اطلاعاتی همچون روش‌های حمل، مرزهای ورودی، گمرکات مقصد و کشور مبدا از شما خواسته می‌شود که باید به صورت دقیق آن‌ها را ثبت نمایید.
3.3. مالی و بانکی
در این قسمت باید اطلاعاتی مانند مبلغ کل پیش‌فاکتور، نوع ارز، نوع عملیات ارزی، هزینه حمل‌ونقل، و روش تأمین ارز برای واردات (آیا ارز از سیستم بانکی خریداری می‌شود، از حساب ارزی واردکننده برداشت می‌شود یا از محل صادرات خود واردکننده تأمین می‌شود) را وارد کنید.
3.4. مرحله تکمیل کالای پروند
پس از وارد کردن اطلاعات مربوط به بخش مالی و بانکی نوبت به تکمیل اطلاعات مرتبط با کالا می‌رسد. در این مرحله پس از افزودن کالای جدید و وارد کردت شماره تعرفه کالای مد نظر خود باید اطلاعات خواسته شده را تکمیل کنید تا به مرحله بعدی ثبت سفارش واردات بروید. این اطلاعات شامل شناسه کالا، تعداد، وزن و … هستند.
3.5. مستندات پرونده
در مرحله آخر و پس از تکمیل تمامی اطلاعات خواسته شده نوبت به بارگزاری اسناد و مدارک در سامانه می‌رسد تا فرآیند ثبت سفارش واردات کالا شما به انتها برسد. پس از این مرحله پرونده شما تشکیل شده و شماره پرونده‌ای برای آن صادر می‌شود. در ادامه درخواست شما توسط نهادها و سازمان‌های مربوطه مورد بررسی قرار می‌گیرد و اگر تمامی مراحل را به درستی تکمیل کرده باشید در نهایت یک کد 8 رقمی برای شما صادر می‌شود که نگهداری از آن برای تکمیل روند واردات و ترخیص کالا ضروری است.
چنانچه برای ثبت سفارش کالا نیاز به مشاوره و همکاری با متخصصان با تجربه دارید از طریق شماره تماس‌های 07136360920 و 07136360779 با کارشناسان هلدینگ بازرگانی بین المللی دیده بان تجارت در ارتباط باشید.
نکات مهم و خطاهای رایج در ثبت سفارش
ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران، فرآیندی حساس است که هرگونه اشتباه در آن می‌تواند منجر به تأخیر، رد درخواست یا مشکلات حقوقی و گمرکی شود. در اینجا به برخی از خطاهای متداول و راهکارهای رفع آن‌ها پرداخته می‌شود:
1. خطاهای مربوط به وارد کردن اطلاعات کالا
خطا: وارد کردن اطلاعات نادرست یا ناقص از قبیل کد HS (کد تعرفه گمرکی)، مقدار کالا یا ارزش کالا یکی از خطاهای رایج است. این خطاها می‌توانند باعث ایجاد مغایرت در محاسبه تعرفه‌ها و حقوق ورودی گمرک و در نتیجه تأخیر در تأیید سفارش شوند.
راهکار: واردکننده باید اطمینان حاصل کند که کد تعرفه گمرکی صحیح و مطابق با تعرفه‌های کشور است. کارشناسان بازرگانی دیده بان تجارت با نزدیک به دو دهه سابقه در واردات و تجارت بین المللی می‌توانند در انتخاب کد تعرفه مناسب شما را یاری دهند. با خدمات دیده بان تجارت شما می‌توانید هزینه‌های واردات خود را به طور چشمگیری بهینه کنید.
2. خطا در بارگذاری مدارک
خطا: یکی دیگر از خطاهای رایج، بارگذاری مدارک ناقص یا غیرخوانا است. این مشکل می‌تواند باعث رد درخواست و نیاز به بارگذاری مجدد مدارک شود.
راهکار: برای جلوگیری از این مشکل، واردکننده باید از صحت و کامل بودن مدارک موردنیاز اطمینان حاصل کند و آن‌ها را با فرمت‌های مورد تایید سامانه بارگذاری کند. از اسکن واضح مدارک و عدم اشتباه در بارگذاری آن‌ها باید مطمئن باشید.
3. خطاهای مربوط به مجوزها و گواهی‌ها
خطا: عدم ارائه مجوزهای لازم برای واردات کالاهایی که نیاز به تاییدیه‌های خاص دارند، مانند کالاهای دارویی، آرایشی و بهداشتی، یا کالاهایی که به دلایل زیست‌محیطی یا امنیتی محدودیت دارند، یکی دیگر از خطاهای رایج است.
راهکار: کارشناسان هلدینگ دیده بان تجارت با تسلط بر جدیدترین قوانین گمرکی به شما کمک می‌کنند تا از بروز هرگونه کاستی در اخذ مجوزهای لازم جلوگیری کنید.
4. تأخیر در پرداخت هزینه‌ها
خطا: عدم پرداخت هزینه‌های گمرکی و حقوق ورودی در زمان تعیین‌شده می‌تواند فرآیند ثبت سفارش را معلق کند.
راهکار: واردکنندگان باید پیش از ارسال سفارش، از درستی محاسبات هزینه‌ها اطمینان حاصل کنند و پرداخت‌ها را به‌موقع انجام دهند تا تأخیر در مراحل بعدی ثبت سفارش به وجود نیاید. برای محاسبه هزینه‌های وارداتی خود می‌توانید از ابزارهای آنلاین محاسبه حقوق ورودی و محاسبه‌گر هزینه های حمل و نقل به صورت رایگان در وب سایت هلدینگ دیده بان تجارت استفاده کنید.
مدت زمان بررسی و تأیید سفارش واردات کالا
یکی از پرسش‌هایی که پس از نحوه ثبت سفارش واردات بسیار مطرح می‌شود مدت زمان بررسی و تأیید سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران است. طول مدت این بررسی بستگی به چند عامل مختلف دارد:
تکمیل بودن اطلاعات و مدارک: در صورتی که اطلاعات وارد شده کامل و دقیق باشد و مدارک لازم به‌درستی بارگذاری شده باشند، معمولاً مدت زمان بررسی کوتاه‌تر خواهد بود. اگر اطلاعات ناقص یا نادرست باشد، سازمان‌های مربوطه ممکن است نیاز به اصلاح اطلاعات داشته باشند که این امر زمان‌بر خواهد بود.
نوع کالا: برای برخی از کالاها، مانند کالاهای مشمول مجوزهای خاص یا کالاهای حساس، نیاز به بررسی دقیق‌تر و بیشتر از سوی سازمان‌های مربوطه مانند گمرک و وزارت صنعت، معدن و تجارت وجود دارد. این موضوع می‌تواند باعث طولانی‌تر شدن مدت زمان بررسی و تأیید سفارش شود.
بارگذاری مدارک ویژه: اگر کالاهایی که وارد می‌شوند نیاز به مجوزهای خاص از وزارتخانه‌ها یا سازمان‌های دیگر داشته باشند (مانند کالاهای بهداشتی یا تجهیزات پزشکی)، ممکن است مدت زمان بررسی بیشتر شود.
در حالت کلی، معمولاً مدت زمان بررسی و تأیید سفارش در سامانه جامع تجارت ایران حدود دوهفته تخمین زده می‌شود؛ ولی این مدت زمان می‌تواند بسته به نوع کالا و دقت اطلاعات واردشده متغیر باشد. در برخی مواقع، ممکن است فرآیند تأیید سفارش به‌دلیل بررسی‌های بیشتر بیش از دو هفته طول بکشد.
پاسخ به سوالات متداول نحوه ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران
- آیا برای ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران نیاز به ثبت‌نام دارم؟
بله، برای ثبت سفارش واردات، ابتدا باید در سامانه جامع تجارت ایران ثبت‌نام کنید.
- چه مدارکی برای ثبت سفارش واردات نیاز دارم؟
مدارک موردنیاز برای ثبت سفارش واردات شامل: فاکتور تجاری، پروفرما (پیش‌فاکتور)،گواهی مبدا، کارت بازرگانی و مجوزهای ویژه است.
- چگونه می‌توانم از وضعیت سفارش خود مطلع شوم؟
شما می‌توانید با استفاده از کد رهگیری که پس از ثبت سفارش دریافت می‌کنید، وضعیت سفارش خود را در سامانه جامع تجارت ایران پیگیری کنید. این کد به شما اجازه می‌دهد تا در هر لحظه از روند بررسی و تأیید سفارش مطلع شوید.
- اگر اطلاعات واردشده نادرست باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟
اگر اطلاعات وارد شده نادرست باشد، سفارش شما رد یا به حالت معلق در می‌آید و باید اطلاعات را اصلاح کرده و دوباره ارسال کنید. به همین دلیل، توصیه می‌شود تمامی اطلاعات به دقت وارد شوند تا از تأخیر و مشکلات جلوگیری شود.
- آیا تمامی کالاها نیاز به ثبت سفارش دارند؟
اغلب کالاهایی که وارد کشور می‌شوند، نیاز به ثبت سفارش دارند. اما برخی موارد خاص ممکن است از این پروسه معاف باشند. این موضوع بستگی به نوع کالا و مقررات گمرکی دارد. برای اطلاعات دقیق‌تر و مشاوره با ما در ارتباط باشید.
سخن آخر
همانگونه که اشاره شد ثبت سفارش واردات در سامانه جامع تجارت ایران یک گام حیاتی در فرآیند واردات کالا به کشور است که از طریق آن واردکنندگان می‌توانند اطلاعات کالاها را ثبت کرده و از انطباق آن‌ها با قوانین و مقررات اطمینان حاصل کنند. این سامانه به واردکنندگان کمک می‌کند تا مراحل ثبت سفارش را سریع‌تر، دقیق‌تر و با کاهش خطاهای احتمالی طی کنند. با توجه به اهمیت اطلاعات دقیق و بارگذاری مدارک صحیح، واردکنندگان باید دقت کافی در تکمیل فرم‌ها و مدارک داشته باشند تا فرآیند تأیید و ترخیص کالا بدون مشکل پیش رود. همچنین همکاری با یک مجموعه باتجربه مانند دیده بان تجارت به شما کمک می‌کند تا از هرگونه خطا احتمالی در پروسه ثبت سفارش جلوگیری کنید و در کمترین زمان ممکن فرآیند واردات خود را به انجام برسانید.